GRONINGEN – Een potentiële klant heeft een opdracht en vraagt of je een offerte wilt maken. Wat moet er allemaal op deze offerte staan? We leggen het je uit.
Een offerte is een zakelijk voorstel aan een mogelijke klant. Hierin staat precies wat jij kunt leveren en tegen welke prijs. Offertes geven dus duidelijkheid en kunnen potentiële klanten bovendien over de streep trekken met een gunstige prijsopgave. Maar sinds de komst van het internet is het vergelijken van offertes erg gemakkelijk geworden. Er zijn tegenwoordig veel websites die offertes voor de consument vergelijken. Het is dus erg belangrijk om een goede offerte te maken waarmee je boven de concurrentie uitsteekt. Je kunt er voor kiezen om handmatig je offertes te maken, maar er bestaat ook offerte software die dat in een oogwenk voor je doet.
Wat moet er allemaal op een offerte staan?
In principe kun je de vereisten van een offerte in twee categorieën verdelen. Er zijn een aantal wettelijke vereisten die per se moeten worden vermeld op een offerte, maar je hebt daarnaast ook conventies die niet verplicht zijn, maar wel door (potentiële) klanten worden gewaardeerd. Het doel van een offerte is om een warme lead binnen te halen. Daarom is het aan te raden om niet alleen de verplichte dingen te vermelden, maar ook de punten die wettelijk gezien geen vereiste zijn maar wel het verschil kunnen maken.
Standaardgegevens
Elke offerte dient te voldoen aan een aantal wettelijke vereisten. Voor de hand liggend is het vermelden van je bedrijfsgegevens, waaronder je bedrijfsnaam, adres, postcode, plaats, kvk-nummer en btw-nummer. Maar ook dezelfde gegevens van de (potentiële) klant moeten op de offerte staan. Daarnaast dient elke offerte een (uniek) nummer te hebben. Hiervoor zijn geen wettelijke eisen, maar een goede nummering is vooral erg belangrijk en handig voor je eigen administratie. Hoe je het offertenummer bepaalt, is dus geheel aan jezelf.
Aanvaardingstermijn
Iedere offerte dient te worden voorzien van een offertedatum en aanvaardingstermijn, waarmee wordt bedoeld dat de offerte voor slechts een bepaalde periode geldig is. Het voordeel van zo’n aanvaardingsdatum is dat je als bedrijf minder risico loopt, omdat je na het verstrijken ervan niet voor verrassingen komt te staan. Je kunt een offerte dan nog steeds accepteren, maar kunt ook een nieuwe offerte maken als bijvoorbeeld de prijzen van het door jou benodigde materiaal opeens erg gestegen is. Je kunt er ook voor kiezen om een geheel vrijblijvende offerte uit te brengen. Dat houdt in dat je de offerte altijd nog aan kunt passen of in kunt trekken, ook nadat deze al ondertekend is. Maar herroeping moet wettelijk gezien dan wel zo snel mogelijk gebeuren.
Diensten en producten
Naast de standaardgegevens zet je uiteraard ook je diensten of producten op de offerte. Hierbij dien je onderscheid te maken tussen verschillende uit te voeren werkzaamheden en de mogelijkheid te bieden om sommige taken niet te laten uitvoeren. Wees hierin zo specifiek mogelijk. Toon bijvoorbeeld welke werkzaamheden binnen de offerte vallen en wat onder meerwerk wordt gerekend. En zijn er misschien nog bijkomende kosten, zoals reiskosten of voorrijkosten? Geef dan aan of het bedrag voor het product of de dienst inclusief of exclusief deze kosten is en vermeld de prijzen voor zakelijke klanten altijd exclusief omzetbelasting (btw). Voor particulieren mag je de prijs ook inclusief btw vermelden.
Algemene voorwaarden
Onder welke voorwaarden kun je de werkzaamheden uitvoeren? Dat staat vermeld in de algemene voorwaarden. Verwijs onderaan de offerte daarom altijd naar de algemene voorwaarden die van toepassing zijn. Dit kan in de vorm van een bijlage of een link naar de voorwaarden op je website. Geef ook nadrukkelijk aan wat de betalingsvoorwaarden zijn en sluit af met een persoonlijke boodschap waarmee je de klant een beetje prikkelt. Dit alles doe je natuurlijk op briefpapier met je huisstijl zodat het professioneel en netjes oogt.
Foto: stevepb/Pixabay
