Spiraalbanden: de must have voor een clean desk policy

Spiraalbanden: de must have voor een clean desk policy

GRONINGEN – Nooit van een clean desk policy gehoord? Welnu, een CPD, wat vaak gebruikt wordt als afkorting, zijn de instructies van je werkgever waarin wordt beschreven hoe alle werknemers hun werkruimte aan het einde van hun werkdag moeten verlaten. Mensen kunnen met hun ogen rollen en klagen dat ze netter, netter en in het algemeen meer georganiseerd moeten zijn, maar op de lange termijn kan een CPD gunstig zijn voor je bedrijf vanwege de onderstaande voordelen. Hierbij is een spiraalband kantoor overigens sowieso van groot belang, aangezien je met dit hulpmiddel eenvoudig alle kabels kunt wegwerken. Ook is het slim om hierbij gebruik te maken van klittenband binders, waardoor je de onderstaande voordelen van een clean desk policy zult ervaren. 

Veiliger

Vertrouwelijke informatie die rondslingert, kan je bedrijf in gevaar brengen. Als je losse vellen papier hebt met privégegevens over aanstaande deals, informatie van werknemers, enzovoorts, kun je vatbaarder zijn voor fraude, beveiligingsinbreuken of informatiediefstal. Het verwijderen van documenten, post-its en zelfs USB sticks van je kantoor aan het einde van de dag zal dit risico aanzienlijk verminderen. Hierdoor helpt een clean desk policy je onderneming dus eigenlijk veiliger te maken aangezien het minder vatbaar is voor diefstal van gegevens.

Hot desking

Met consequent opgeruimde bureaus, zonder persoonlijke documenten of apparatuur, kun je profiteren van lege bureauruimte. Als je organisatie werknemers heeft die alleen parttime of op afstand werken, kun je hun werkruimte adverteren voor freelancers om te gebruiken als hot desks. Hot desking is een systeem dat gebruikt kan worden in een kantoororganisatie. Hierbij maken meerdere mensen gebruik van een enkele fysieke werkplek tijdens verschillende perioden, waaronder dus freelancers en parttimers.  

Gezondheid

Als je onlangs verkouden bent geweest dan is de kans groot dat je ziektekiemen gekomen is op je bureau. Ook als je aan je bureau luncht kan dit natuurlijk nogal vies zijn. Een bureau is niet voor niets echt een toevluchtsoord voor bacteriën. Het is daarom van belang om je bureau regelmatig te reinigen, net zoals het toetsenbord van je computer. Door dit op te nemen in je clean desk policy zul je je eigen gezondheid bevorderen.

Efficiëntie

Volgens een rapport besteedt een typische werknemer in je organisatie 2,5 uur per dag aan het zoeken naar informatie. Ervan uitgaande dat de kenniswerkers in je bedrijf 80 duizend euro per jaar verdienen, verliest een organisatie met 1000 medewerkers ongeveer 2,5 miljoen euro per jaar door het onvermogen om informatie te vinden en op te halen. Een clean desk policy moedigt werknemers aan om digitale versies van documenten te gebruiken, waardoor de kosten van papier, toner en printeronderhoud voor je organisatie aanzienlijk worden verlaagd. Ook gebruiken ze hun tijd op een efficiëntere manier, waardoor jij als het goed is meer geld gaat verdienen.

Stress

Een plaats voor alles en alles op de juiste plaats. Wanneer je werknemers georganiseerd zijn, kunnen ze meer tijd besteden aan het concentreren op het werk in plaats van zich gestrest te voelen, omdat ze geen rapport kunnen vinden dat binnen de komende 10 minuten moet worden ingediend. Dit heeft dus eigenlijk ook weer te maken met de efficiëntie van de medewerkers van je bedrijf, wat simpelweg een stuk beter wordt met behulp van een CDP.

Mooier

Daarnaast zal een clean desk policy er ook simpelweg voor zorgen dat je kantoor er beter uit gaat zien. Alle bureaus zullen namelijk goed opgeruimd zijn, terwijl de kabels bijvoorbeeld ook weggewerkt zullen zijn. Dit kan dus gedaan worden met behulp van een spiraalband. Hierdoor zul je een goede eerste indruk maken op nieuwe klanten en werknemers. Een goed begin is het halve werk!

Foto: Nubelson Fernandes/Unsplash