Heb je een klant die zijn factuur maar niet betaald? Dan kan het helpen om hem of haar een sommatiebrief te sturen. In een sommatiebrief geef je op een dwingende toch vriendelijke toon aan dat de factuur dient te worden betaald, en wel binnen de gestelde betalingstermijn. Wil jij een sommatiebrief schrijven en versturen, maar weet je niet precies wat hier in moet staan? Je leest het in dit artikel.
Sommatiebrief: wat moet erin staan?
Bij het schrijven van een sommatiebrief moet er rekening worden gehouden met de wet (WIK: wettelijke incassokosten) en richtlijnen voor particulieren en bedrijven. Allereerst de wettelijke incassokosten
Deze wet bepaalt dat de hoofdsom moet worden opgenomen in de brief. Dit houdt in dat de hoogte van het bedrag moet worden vermeld alsmede een bewijs hiervan, bijvoorbeeld de desbetreffende niet-betaalde factuur. Vervolgens dien je de betalingstermijn in de brief op te nemen. De betalingstermijn kan bijvoorbeeld 14 dagen zijn. Daarnaast dien je aan te geven dat er incassokosten worden berekend indien betaling binnen de gestelde betalingstermijn uitblijft. Hierbij geef je aan om welke kosten dit gaat – de buitengerechtelijke incassokosten en bijbehorende rente – en wat de hoogte hiervan is. Tot slot geef je aan dat je de vordering uit handen zal geven aan een incasso-advocaat indien tijdige betaling uitblijft. Een incasso-advocaat zal vervolgens een gerechtelijke fase starten.
Sommatiebrief voor bedrijven vs. particulieren
Is er sprake van een vordering op een privé persoon of een bedrijf? Dit is een belangrijk verschil: sommatiebrieven voor bedrijven zijn immers anders dan die voor particulieren. Voor bedrijven geldt dat deze automatisch incassokosten verschuldigd zijn als de factuur niet (tijdig) is betaald. De standaard wettelijke betalingstermijn is 30 dagen en bij akkoord van beide partijen verlengd worden naar maximaal 60 dagen. Consumenten zijn echter niet direct incassokosten verschuldigd. Zij dienen eerst een betalingsherinnering te ontvangen. Zij worden in dit opzicht een stuk beter beschermd.
Sommatiebrief laten schrijven door een incassobureau
Je kunt een sommatiebrief zelf schrijven en versturen, maar je kunt dit ook laten doen door een professional: een incassobureau. Dan ben je altijd zeker van een correcte sommatiebrief. Daarnaast maakt een sommatiebrief van een incassobureau vaak net wat meer indruk, waardoor er meestal een snellere betaling plaatsvindt. Daarnaast scheelt het ook een hoop tijd en energie, niet onbelangrijk!
Sommatiebrief schrijven of laten schrijven? Je weet nu waar je aan toe bent!
Foto: mohamed_hassan/Pixabay
