Werkgevers in Groningen die iemand aannemen met een reisintensieve functie, staan voor een keuze die meer geld raakt dan het lijkt. Geef je de medewerker een auto van de zaak, of vergoed je de kilometers die hij met zijn eigen auto maakt? Beide opties hebben voor- en nadelen, en welke het beste past hangt af van hoeveel iemand rijdt en hoe zeker je bent van de aanstelling.
In een regio met veel projectmatig en tijdelijk werk, van de universiteit en het UMCG tot de energie- en logistieke sector, speelt die vraag vaak. Voor werkgevers die flexibel willen blijven, is een zakelijke leaseauto via shortlease een optie die tussen de twee uitersten in zit.
Wat kilometervergoeding je kost
De onbelaste kilometervergoeding is een vast bedrag per zakelijke kilometer. Voor een medewerker die af en toe rijdt, is dat een eenvoudige en goedkope regeling. Je hebt er geen wagenpark voor nodig en de administratie is beperkt tot het bijhouden van de ritten.
Het kantelpunt komt bij wie veel kilometers maakt. Bij een medewerker die dagelijks de weg op moet voor klantbezoeken of werk op locatie, loopt de vergoeding hard op. Op jaarbasis kan het bedrag in de buurt komen van wat een leaseauto zou kosten, terwijl de medewerker dan wel zijn eigen auto blijft afschrijven en onderhouden. Voor functies met veel kilometers is kilometervergoeding daarom lang niet altijd de goedkoopste keuze.
Wat een auto van de zaak je kost
Een auto van de zaak neemt die zorg weg bij de medewerker en geeft je als werkgever meer grip. Maar een regulier leasecontract loopt 36 tot 60 maanden, en dat is een lange verplichting als je nog niet weet of de medewerker blijft of hoeveel hij uiteindelijk gaat rijden.
Daar komt de bijtelling bij als de medewerker de auto ook privé gebruikt, en de vraag wat je doet als het dienstverband eerder eindigt dan de looptijd van het contract. Voor een vaste medewerker die al jaren rijdt, is dat allemaal overzichtelijk. Bij een nieuwe of tijdelijke kracht is het een risico.
Waar shortlease tussen past
Shortlease combineert de zekerheid van een auto van de zaak met een flexibiliteit die dichter bij kilometervergoeding ligt. Je sluit een contract vanaf 3 maanden, na de minimumlooptijd maandelijks opzegbaar. Daarmee geef je een medewerker een volwaardige auto zonder je voor jaren vast te leggen.
Het maandbedrag is all-in. Verzekering, onderhoud, wegenbelasting, banden, pechhulp en vervangend vervoer zitten in het tarief. Alleen tanken of laden komt voor eigen rekening. Fiscaal werkt het als reguliere zakelijke lease, dus de kosten zijn aftrekbaar als bedrijfskosten en de btw is verrekenbaar.
Voor een reisintensieve functie waarbij kilometervergoeding te duur wordt maar een vast leasecontract te veel risico geeft, zit shortlease precies in het midden. Je zet een auto in zolang de functie of het project loopt, en bouwt af zodra dat niet meer nodig is.
Wanneer welke keuze logisch is
De afweging draait om twee vragen: hoeveel rijdt iemand, en hoe zeker ben je van de aanstelling.
Rijdt een medewerker weinig zakelijke kilometers, dan is kilometervergoeding het eenvoudigst en goedkoopst. Rijdt iemand veel en staat vast dat hij jaren blijft, dan is een regulier leasecontract per maand het voordeligst. Zit je daartussenin, met een medewerker die veel rijdt maar van wie de aanstelling nog niet vaststaat, dan biedt shortlease de oplossing die bij geen van beide uitersten past.
Voor Groningse werkgevers die werken met tijdelijke contracten, gedetacheerden of projectmedewerkers, is dat een herkenbare situatie. De keuze hoeft dan niet tussen twee uitersten te vallen, maar kan meebewegen met wat de functie op dat moment vraagt.
