Meer grip op personeelsbezetting dankzij digitale urenregistratie

GRONINGEN – Goede urenregistratie software kan van groot belang zijn om grip te houden op de kosten van je bedrijf. Maar wist je dat je deze software nog veel meer voordelen heeft?

Wanneer je voor het eerst de term urenregistratie binnen een organisatie hoort vallen, klimmen sommige medewerkers misschien meteen in de steigers. Het invoeren van zo’n tijdregistratie kan hen namelijk (onterecht) het gevoel geven dat ze niet voldoende worden vertrouwd. Ze zien het registreren van hun uren als een manier van controle en noemen tijdregistratie vaak in één adem met bureaucratie en onnodig papierwerk.

Meer dan alleen inzicht in uren

Maar goede urenregistratie kan voor het midden- en kleinbedrijf (mkb) juist erg handig zijn voor de bedrijfsvoering. Het registreren van uren en werkzaamheden biedt namelijk een bult aan informatie waarmee werkgevers én werknemers tijd kunnen besparen. En op basis van diezelfde info kan het bedrijf bovendien de winstgevendheid vergroten en tegelijkertijd het ziekteverzuim verlagen. Hoe dat precies werkt, lees je in dit artikel.

Sinds de uitbraak van het coronavirus covid-19 is thuiswerken voor velen van ons de norm geworden. We zijn van onze collega’s verwijderd en inzicht krijgen in de voortgang is voor leidinggevenden daarom lastiger dan voorheen. Urenregistratie biedt hierin een oplossing. En naast dat het inzicht geeft in de voortgang, werkzaamheden en in wie wat doet voor welk project, kan tijdregistratie personeel ook nog eens bescherming bieden.

Werkdruk en burn-outs

In de media lees je de laatste tijd steeds vaker berichtgeving over de stijgende werkdruk die medewerkers ervaren. En personeel dat een burn-out ondervindt is vandaag de dag evenmin een zeldzaamheid meer. Werken vanuit huis lijkt daar helaas niet echt aan bij te dragen, want uit onderzoek blijkt dat we thuis nog harder werken dan op kantoor. Bij thuiswerken vervaagt namelijk de scheidingslijn tussen werk en privé.

We delen onze tijd flexibeler in en werken makkelijk ‘s avonds nog even door of openen in het weekend toch nog even onze e-mail. Maar het gevolg hiervan is dat medewerkers op deze manier een burn-out kunnen ontwikkelen en daardoor voor langere tijd uit de roulatie kunnen raken. Bovendien meldt men zich in tijden van economisch zwaar weer minder vaak ziek, uit angst om hun baan te verliezen. Urenregistratie kan hierbij helpen.

Inzicht en efficiëntie

Een ander voordeel van het bijhouden van urenregistratie is dat het in real time inzicht biedt in de status en voortgang van projecten. Hierdoor kun je niet alleen tijdig bijsturen in het geval dat dat nodig mocht zijn, maar kun je ook te allen tijde transparant zijn naar je klanten toe. Dit kan discussies voorkomen als een project vertraging oploopt. Je kunt namelijk precies zien waar het meer tijd heeft gekost dan gedacht. En misschien blijkt er van tevoren wel een verkeerde tijdsinschatting te zijn gemaakt.

Ten slotte biedt een urenregistratiesysteem ook de mogelijkheid om uren uit te splitsen in declarabele uren en niet-declarabele uren. Op die manier kun je als werkgever inzien welke uren je kunt factureren en wat de efficiëntie is van je bedrijf. Zijn je medewerkers bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan (online) vergaderingen die niet declarabel zijn? Dan kun je daar op bijsturen. Urenregistratie is dus zeker geen controlemechanisme, maar biedt een mooie manier om je bedrijfsvoering gezond te houden. Zéker in tijden van crisis!

Foto: StockSnap/Pixabay