Steeds meer bedrijven gebruiken ERP-software om bedrijfsprocessen te beheren en te optimaliseren. Maar hoe moet de toenemende vraag worden gerechtvaardigd? Om deze vraag te kunnen beantwoorden, moet eerst worden gedefinieerd wat ERP of ERP-software eigenlijk is.
Wat is ERP?
ERP duidt de ondernemende taak van Enterprise Resource Planning aan. De kernfunctie van ERP is om alle bedrijfsrelevante middelen in het bedrijf op het juiste moment en op de juiste plaats te voorzien in de vereiste kwaliteit en kwantiteit en met de juiste informatie. Vanuit zakelijk oogpunt zijn deze middelen meestal materiële of immateriële, bedrijfsrelevante goederen.
Bedrijfsprocessen aan de softwarekant in kaart brengen
Om de ondernemende taak van business resource planning te vervullen, is, afhankelijk van de grootte van het bedrijf, de branche of interne structuren, een groot aantal deels complexe, onderling verbonden of één bovenop de andere bedrijfsprocessen vereist.
Wat is ERP-software?
Dit is waar ERP-software om de hoek komt kijken. Moderne ERP-systemen maken het softwarematig in kaart brengen van alle bedrijfsprocessen in een bedrijf mogelijk. Op deze manier kunnen bestaande processen efficiënter worden gemaakt.
1. Geoptimaliseerde processen
Dit is de eerste, essentiële reden om ERP-software te introduceren. Door bestaande processen te optimaliseren, worden op sommige gebieden middelen bespaard, die op hun beurt elders effectiever en winstgevender kunnen worden ingezet.
Op deze manier kan geschikte ERP-software een belangrijke bijdrage leveren aan de winstgevendheid van een bedrijf.
2. Centraal data onderhoud
Daarnaast combineert ERP-software niet alleen alle processen, maar ook alle bedrijfsrelevante data en informatie op één plek. Als een medewerker over de benodigde toegangsrechten beschikt, heeft hij overal in het bedrijf toegang tot de centraal beheerde gegevens. Zo werken alle medewerkers met dezelfde, correcte data.
3. Elimineer foutbronnen
Door het gebruik van een uniform systeem is ook het gebruik van geïsoleerde oplossingen overbodig. Op deze manier kan een naadloze uitwisseling van informatie tussen alle bedrijfsonderdelen worden gegarandeerd. Ook dubbel dataonderhoud en de daarmee gepaard gaande inefficiënties en foutgevoeligheid worden geëlimineerd.
4. Tijdwinst
Deze vermindering van administratieve rompslomp bespaart kostbare tijd. In plaats daarvan kunnen werknemers deze gebruiken om zich te concentreren op meer doelgerichte taken. Uiteindelijk kan dit bedrijven ook een concurrentievoordeel opleveren. Geautomatiseerd en handmatig werk sluiten naadloos op elkaar aan dankzij procesgeoriënteerde workflows, waardoor doorlooptijden worden verkort en arbeidskosten per eenheid product worden verlaagd.
5. Transparantie
Het gebruik van een centrale database voor alle bedrijfsonderdelen zorgt ook voor cross-workflow-transparantie. De uniforme database verbetert de samenwerking tussen afdelingen. Doordat alle informatie altijd en overal beschikbaar is, kunnen bedrijven sneller reageren op (externe) ontwikkelingen. In onze snel bewegende tijden is dit een belangrijke succesfactor.
6. Medewerkerstevredenheid
Het feit dat ERP-software werknemers ontlast bij de uitvoering van administratieve uitvoeringen door middel van passende automatisering, vermindert het aandeel van eenvoudige, eentonige taken.
Taken zoals het zoeken naar of overdragen van informatie worden nu automatisch afgehandeld door de software, zodat medewerkers zich kunnen concentreren op meer veeleisende, interessantere taken die niet eenvoudig te automatiseren zijn. Zo is er minder frustratie en neemt de medewerkerstevredenheid toe. Ze zijn nu gemotiveerder en daardoor productiever.
De introductie van ERP-software is altijd de moeite waard
Het wordt duidelijk dat er veel voordelen zijn verbonden aan de introductie van ERP-software. Elk bedrijf dat in het tijdperk van digitalisering voor de lange termijn op de markt wil blijven, moet dienovereenkomstig voortdurend heroverwegen, optimaliseren en toekomstbestendige processen maken. Om dit te doen, moeten bedrijven ook zo snel mogelijk kunnen reageren op veranderingen en nieuwe ontwikkelingen. ERP-software kan bedrijven hierin aanzienlijk ondersteunen.
Foto: Depositphotos/ERP Overzicht
