GRONINGEN – Een rittenregistratie is bedoeld om bij te houden hoeveel kilometer een medewerker aflegt in een zakelijk voertuig. Hierbij krijg je dus zicht op alle kilometers die door de desbetreffende medewerker zijn gereden. Dit geldt zowel voor kilometers die zakelijk als privé zijn gereden. Dat is nodig voor een goed wagenparkbeheer. De Belastingdienst heeft deze gegevens namelijk nodig en kan de gegevens mogelijk ter controle willen inzien. Dan is het wel belangrijk dat deze ritten altijd goed zijn bijgehouden en dat er geen onnodige fouten in verwerkt zitten.
Dat laatste is dan ook voornamelijk de reden dat steeds meer wagenparkbeheerders op een digitale rittenregistratie overstappen. Handmatig ritten bijhouden is niet alleen een zeer arbeidsintensief werkje, maar hierdoor is er ook nog eens veel meer ruimte voor fouten. Een rittenregistratiesysteem houdt de belangrijkste gegevens bij en zorgt ervoor dat jij precies weet wat er zich binnen het wagenpark afspeelt.
Hoe werkt digitale rittenregistratie?
Maar hoe gaat dit dan precies in zijn werk? Bij digitale rittenregistratie van een bedrijf als Webfleet wordt een klein kastje in het voertuig geplaatst. Dit is een gps tracker. Zodra het voertuig wordt gestart, zal de tracker direct beginnen met registreren. Hierbij wordt gekeken naar de locatie, maar ook de tijden doorgegeven waarop de chauffeur start en stopt. Zo kun je geheel live de positie van de voertuigen volgen en zullen alle gegevens direct genoteerd worden. Al deze gegevens worden opgeslagen in een overzichtelijke rapportage die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Dit scheelt jou als wagenparkbeheerder niet alleen heel veel administratieve rompslomp, maar je weet ook nog eens zeker dat alle gegevens kloppen en eenvoudig ter controle kunnen worden doorgestuurd.
Inzicht in individuele prestaties
Een digitale rittenregistratie biedt veel voordelen. Vooral doordat je hier veel tijd mee kunt besparen en er minder ruimte voor fouten is. Het biedt echter ook andere voordelen. Zo krijg je bijvoorbeeld meer inzicht in de individuele prestaties. Je bent constant op de hoogte van de gereden kilometers. Ook weet je hoeveel er zakelijk en privé wordt gereden. Dit maakt het dus ook makkelijker om in te grijpen op de momenten dat er niet op de juiste manier met het voertuig wordt omgegaan.
Hoe lang moet je rittenregistratie bewaren?
Wees je er allereerst van bewust dat je niet altijd verplicht bent om een rittenregistratie bij te houden. Dit is enkel het geval wanneer je geen bijtelling betaalt voor het privégebruik van een zakelijke auto. In dat geval moet je kunnen bewijzen dat er daadwerkelijk jaarlijks minder dan vijfhonderd kilometer privé mee wordt gereden. Deze gegevens mag de Belastingdienst opvragen.
Wettelijk ben je verplicht om de rittenregistratie zeven jaar te bewaren. In deze tijd mag de Belastingdienst namelijk nog om de gegevens vragen. Als deze termijn is verstreken, kunnen de gegevens niet meer opgevraagd worden en mag je de rittenregistratie van die jaren wegdoen. Houd er wel rekening mee dat de leveranciers van digitale rittensystemen deze gegevens slechts twee jaar bewaren. Daarom is het belangrijk om de gegevens regelmatig te downloaden, zodat je geen gegevens misloopt.
Foto: ErikaWittlieb/Pixabay
